Bekijk producten
Home / Handleidingen / Besasoft CRM / Aan de slag

Handleiding: Aan de slag

Nieuw bij Besasoft CRM? Deze gids helpt u op weg. Volg de stappen hieronder en u bent binnen een half uur klaar om te factureren.

Stap 1 — Inloggen en het dashboard

Open Besasoft CRM en log in met het e-mailadres en wachtwoord waarmee u zich heeft aangemeld.

Na het inloggen komt u op het Dashboard. Hier ziet u grote knoppen voor alle onderdelen van het programma — bijvoorbeeld Factureren, Relaties en Instellingen (rechtsboven).

Dashboard van Besasoft CRM na inloggen
Het dashboard: uw startpunt voor alle functies.

Stap 2 — Bedrijfsgegevens invullen

Voordat u facturen maakt, vult u uw bedrijfsgegevens in. Die verschijnen straks op facturen, offertes en PDF's.

Klik rechtsboven op ⚙️ Instellingen.

  1. Vul bedrijfsnaam, adres, KvK, BTW-nummer, telefoon, e-mail en IBAN in.
  2. Upload optioneel uw logo en kies een kleur voor documenten.
  3. Onder Documenten opmaak stelt u standaardteksten in voor facturen, offertes en opdrachtbonnen (o.a. voetteksten en garantievoorwaarden).
  4. Heeft u een reparatie- of servicebedrijf? Kies onder Werkplaats & branche uw branche (bijv. fietsmaker, autogarage). Labels en knoppen in de werkplaats sluiten daar dan op aan.
  5. Klik helemaal onderaan op Opslaan.
Instellingen met bedrijfsgegevens
Vul hier uw bedrijfsgegevens en huisstijl in.

Stap 3 — Eerste klant toevoegen

Klanten bewaart u onder Relaties. Die gegevens gebruikt u later automatisch op facturen en offertes.

Ga terug naar het dashboard en klik op Relaties.

  1. Klik op + Nieuwe Relatie.
  2. Vul de gegevens in (particulier of zakelijk).
  3. Sla de klant op.
Klantenoverzicht Relaties
Voeg hier al uw klanten toe.

Stap 4 — Artikelen en diensten (optioneel, maar handig)

Heeft u vaste producten of werkzaamheden? Zet ze onder Producten. Bij het factureren hoeft u dan prijzen niet steeds opnieuw in te typen.

Ga naar Producten → Artikelen of Diensten en voeg een paar veelgebruikte items toe.

Tip: Begin met 3 tot 5 items die u het vaakst gebruikt. U kunt later altijd meer toevoegen.

Stap 5 — Eerste factuur of offerte maken

Nu bent u klaar om te starten. Kies wat past bij uw situatie:

  1. Factuur: Dashboard → Factureren → + Nieuwe Factuur → klant kiezen → regels invullen → Opslaan.
  2. Offerte: Dashboard → Offertes → + Nieuwe Offerte → zelfde werkwijze als bij een factuur.
Nieuwe factuur invullen
Zo maakt u uw eerste factuur aan.

Stap 6 — E-mail gebruiken

Wilt u facturen direct naar klanten mailen? De verzending loopt centraal via Brevo. U hoeft zelf geen SMTP-server of mailwachtwoord meer in te vullen.

Daarna kunt u bij elke factuur op ✉️ Mail klikken om hem te versturen.

Tip: Controleer bij Instellingen of uw bedrijfs-e-mailadres klopt. Reacties van klanten gaan naar dat adres.

Aanbevolen volgorde — kort overzicht

Samengevat: Instellingen → Relaties → (optioneel) Producten → Factureren of Offertes → documentmail gebruiken → (optioneel) Boekhouding voor omzet/BTW-overzicht, openstaande facturen en kasboek → (optioneel) Agenda gebruiken.

Heeft u een reparatiebedrijf? Voeg daarna Werkplaats toe aan uw routine. Plant u afspraken? Koppel eventueel Google Agenda via de agenda-pagina. Heeft u medewerkers? Stel rechten in via Mijn Personeel. Verwijderde items vindt u 30 dagen terug in de Prullenbak op het dashboard.